För att informera medlemmarna om att ett möte kommer att hållas sänder man i god tid före mötet ut en möteskallelse. Hur detta skall ske framgår ur föreningens eller bolagets stadgar. För t.ex aktiebolag skall kallelsen till bolagsstämma skickas ut senast fyra veckor innan mötet. I möteskallelsen skall det framgå platsen och tidpunkten för mötet samt om det finns möjlighet att delta på distans. I kallelsen skall det också framgå vilka ärenden som ska behandlas, dvs mötesagendan.

I Digitala Protokoll skickas möteskallelsen via e-post och SMS. I e-posten bifogas mötesagendan samt länk till mötet i digitalaprotokoll.se så att deltagarna kan komma åt mötesagendan och den bifogade dokumentationen. Deltagarna kan också svara på kallelsen genom att ange om de kommer att delta eller inte. De kan också ange ett skäl vid förhinder.