Styrelseguide

Är du ordförande eller sekreterare i en förening, stiftelse eller bolag? Är du osäker på hur en styrelse i en förening eller ett bolag fungerar? I denna guide kan du läsa om hur styrelsearbetet går till.

Organisationsformer

Organiserad verksamhet kan bedrivas i ett antal olika former. Oavsett organisationsform styrs de av en styrelse.

• Förening - En förening är en sammanslutning av medlemmar som bedriver en viss verksamhet. Föreningar kan vara ideella eller ekonomiska. Ideella föreningar drivs utan vinstintresse men ekonomiska föreningar drivs för att främja medlemmarna ekonomiska intressen. Idrottsföreningar är exempel ideella föreningar medan bostadsrättsföreningar och vägföreningar är exempel på ekonomiska föreningar.
• Bolag - Bolag är organisationer som har ägare och drivs med vinstintresse. Exempel på bolagsformer är aktiebolag och handelsebolag.
• Stiftelse - Stiftelser är en organisation som förvaltar och fördelar tillgångar. En stiftelse har varken ägare eller medlemmar

Styrelse

Verksamheten i en organisation leds av en styrelse. En styrelse har ett antal ledamöter varav en är ordförande och oftast finns också en ledamöter som är utsedda till sekreterare och kassör. Ofta finns också vice ordförande och ibland andra vice ordförande i en styrelse.

Förutom ordinarie ledamöter finns ofta även suppleanter eller ersättare. Minsta antal ledamöter och suppleanter regleras av stadgar eller bolagsordningen och slutligen i lag.

Firmatecknare

Styrelsen utser den eller de personer som har rätt att ingå avtal i organisationsens namn. Fimateckning kan ske enskilt av firmatecknarna eller i förening av flera firmatecknare.

Valberedning

I en organisation finns ofta en valberedning som har till uppgift att ge förslag på vilka personer som skall ingå i den kommande styrelsen. Personer som kandiderar till olika poster skall anmäla sin kandidatur till valberedningen. Oftast finns sista datum för kandidaturer inför årsmöten. Kandidaturer som valberedare skall dock anmälas till styrelsen.

Valberedningen har ingen formell beslutande makt även om det ofta är så att förslag från valberedningen blir beslut. Valberedningen skall arbeta självständigt från styrelsen och medlemmar i valberedningen får inte samtidigt vara medlemmar i styrelsen.

Revision

Många föreningar och bolag samt alla stiftelser har en revision som består av en eller flera revisorer. Dessa har som uppgift att granska verksamheten i organisationen. Revisorerna får inte heller vara medlemmar i styrelsen.

Stadgar

Verksamhen i föreningar och stiftelser regleras av stadgar. Ekonomiska föreningar och stiftelser måste enligt lag ha stadgar. Stadgarna för en ekonomisk förening skall i stadgarna bland annat styrelsens storlek, medlemmarnas insatser, kallelsen till föreningsstämman och vinstfördelningen.

Bolagsordning

Aktiebolag måste enligt lag upprätta en bolagsordning då bolaget grundas. Bolagsordningen ska bland annat reglera antalet aktier, aktiekapitalets storlek, styrelsens storlek, antalet revisorer samt kallelsen till bolagsstämman.

Årsstämma eller årsmöte

Föreningar och bolag håller en gång per år en stämma där resultatet av föregående verksamhetsår rapporteras till ägarna eller medlemmarna och beslut inför kommande år fattas.

Inför en årsstämma måste ägarna eller medlemmarna i god tid blivit meddelade tidpunkt och plats för stämman. Detta kallas för kallelse. Hur detta görs regleras av stadgar eller bolagsordning.

Resultatrapporteringen på en stämma brukar delas upp i rapportering av ekonomiskt resultat och verksamhetsberättelse. Om revision finns skall de meddela sitt utlåtande angående resultatet.

Efter att verksamheten under det gångna året har redovisats skall mötet besluta huruvida den avgående styrelsen får ansvarsfrihet eller inte. Ansvarsfrihet innebär att mötet anser att styrelsen utfört sitt arbete på ett godtagbart sätt. Om ansvarsfrithet inte beviljas finns möjlighet att stämma styrelseledamöter i en rättslig process.

Sedan utses ny styrelse och eventuell valberedning samt revision inför kommande verksamhetsår. Även andra beslut i andra ärenden kan fattas på stämman. Sådana ärenden kallas för motioner om de kommer från medlemmar utanför styrelsen. Förslag från styrelsen kallas för propositioner. Motiner skall normalt sett lämnas in innan kallelsen till årsmötet gått ut och det är ordföranden som avgör om en motion kan behandlas på stämman eller inte.

Då beslut fattas har ägare och medlemmar rösträtt. I ett aktiebolag har ägarna rösträtt i relation till det antal aktier de äger. I en förening har alla medlemmar en röst om inte stadgarna föreskriver annorlunda.

Konstituerande möte

Inom en styrelse finns olika roller som till exemel ordförande, kassör och sekreterare. På årsmötet väljs alltid styrelsens ordförande. Men övriga roller kan överlåtas till styrelsen att själv fatta beslut om. Om sådana roller finns skall ett konstituerande styrelsemöte hållas där dessa roller utses.

Styrelsemöte

Under ett verksamhetsår skall en styrelse hålla regelbundna möten där verksamheten avrapporteras och beslut fattas för kommande verksamhet. Ofta reglerar stadgar eller bolagsordning minsta antalet styrelsemöten som ska hållas under ett år.

På ett styrelsemöte deltar ordinarie ledamöter samt ersättare. Om en ordinarie ledamot är frånvarande går en ersättare in som ordinarie istället för den frånvarande ledamoten. Endast ordinarie ledamöter har rösträtt men alla ledamöter har normalt sett rätt att yttra sig på mötet. På styrelsemöte kan även utomstående personer bjudas in och det kallas då adjungering. Adjungerande ledamöter har inte rösträtt.

Protokoll

Ett protokoll är ett dokument som beskriver ett genomfört sammanträde. Protokollet skrivs av en protokollförare eller en mötessekreterare. Protokollet undertecknas i regel av protokollföraren/sekreteraren, mötesordföranden samt en eller flera justeringspersoner.

Möteprotokoll måste också arkiveras på ett tillförlitligt sätt och kan vid senare tillfälle begäras ut av t.ex revisorer och ägare.

Justering

För att ett protokoll skall vara juridiskt bindande måste det vara justerat. Under mötet utses vem eller vilka som ska justera protokollet. Efter att mötet är avslutat och renskrivet utförs justeringen genom att protokollförare och justeringsmän signerar protokollet. För brådskande ärenden kan man under mötet besluta om omedelbar justering, vilket innebär att beslutet anses omedelbart justerat.

Beslutsordning

En mötespunkt inleds vanligen med att ordförande eller någon annan deltagare gör en föredragning av mötet. Därefter följer en diskussion av mötespunkten. Under eller efter diskussionen gör de mötesdeltagarna med rösträtt olika yrkanden på beslut, t.ex att bifalla det i agendan förberedda förslaget.

Om det finns flera yrkanden till beslut måste mötesdeltagarna rösta om vilket yrkande som skall bli beslutet. Vanligen görs detta genom acklamation, dvs muntlig röstning där ordföranden avgör vilket beslut som har störst stöd. Vid tveksammet angående vilket yrkande som har störst stöd kan votering begäras. Då skall var och en av deltagarna med rösträtt i tur och ordning avge sin röst. Rösterna räknas sedan för att avgöra vilket yrkande som vann störst stöd.

Om det finns fler än två yrkanden ställs två av yrkanden mot varandra i omröstning tills endast två yrkanden återstår att välja emellan. Det är ordföranden som bestämmer i vilken ordning yrkandena ställs mot varandra.